Cara Membuat Faktur Penjualan dan Contohnya

Dalam memulai sebuah usaha, ada hal-hal yang kadang terlewat untuk dilakukan atau tidak menjadi prioritas, namun sebenarnya penting dalam membantu manajemen usaha dan menunjukkan profesionalitas di mata pelanggan dan partner bisnis. Salah satunya adalah membuat faktur penjualan. Apa itu faktur penjualan? Mengapa faktur penjualan itu penting? Apa saja manfaatnya? Bagaimana cara membuatnya? Simak penjelasannya di bawah ini.

Apa itu Faktur Penjualan?

Faktur penjualan atau invoice penjualan adalah lembar bukti tagihan atau bukti transaksi yang dibuat oleh perusahaan untuk pelanggannya atas suatu pembelian barang maupun jasa. Dengan kata lain, faktur penjualan atau yang dikenal dengan faktur penjualan merupakan lembar bukti tagihan atau bukti transaksi kepada pelanggan terhadap suatu pembelian barang ataupun jasa. faktur penjualan dikirimkan oleh penjual, baik bersamaan maupun setelah pengiriman barang/jasa tersebut.

Penggunaan faktur ini telah ada sejak lama namun tidak diatur secara baku sehingga setiap pelaku usaha membuatnya dengan versi mereka masing-masing. Mereka dapat memodifikasi sedemikian rupa agar dapat dengan mudah dimengerti oleh para pelanggannya. Faktur berfungsi sebagai catatan atau pengingat atas suatu transaksi penjualan.

Dalam suatu faktur penjualan, tertera data jenis barang diterima customer dari suatu usaha. Mengirimkan faktur penjualan merupakan bagian dari proses penagihan terhadap customer yang telah menerima barang yang diorder dari perusahaan tersebut. Data faktur penjualan biasanya dapat dilacak dari dokumen order penjualan dan order pengiriman.

Mengapa Faktur Penjualan itu Penting?

Mungkin hal ini kadang terabaikan, namun ketiadaan faktur sebagai bukti penjualan bisa membuat neraca keuangan di dalam suatu usaha menjadi terganggu. Faktur, terlebih yang dibuat secara digital, akan memberikan kesan profesional kepada pelanggan.

Faktanya, sebagian besar orang memutuskan untuk enggan memesan ke pelaku bisnis yang serupa apabila faktur nya masih ditulis tangan, sebab faktur tersebut biasanya akan ditunjukkan sebagai barang bukti pembelian. Jika ditulis dengan menggunakan pulpen, bisa saja usaha tersebut dianggap tidak bonafide bahkan membohongi.

Faktur ini tidak hanya digunakan untuk perusahaan yang menjual produk saja, sebab pengusaha di bidang jasa juga mencatatkan tagihan pelanggan ke dalam faktur penjualan. Contoh bisnis jasa yang menggunakan faktur penjualan adalah fotografer.

Di dalam faktur penjualan dari suatu usaha di bidang jasa, yang mereka tuliskan bukanlah jenis barang melainkan jasa apa yang diberikan. Misalnya, seorang fotografer bisa menuliskan jenis paket apa yang diminta oleh pelanggan, beserta jumlah harganya.

Manfaat Faktur Penjualan

Berikut adalah beberapa fungsi faktur penjualan :

• Faktur memberikan informasi atau data penting bagi pelanggan mengenai transaksi mereka dengan suatu usaha.
• Faktur menyediakan informasi nilai dan termin pembayaran yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
• Faktur dapat berguna sebagai bukti koreksi apabila ada produk atau barang yang tidak tercatat sesuai dengan aslinya.
• Faktur dapat menjadi rujukan harga apabila produk tersebut akan dijual lagi oleh tangan ketiga.
• Faktur juga bisa digunakan sebagai bukti transaksi yang bisa digunakan untuk pencatatan transaksi ke dalam pembukuan keuangan.

Jenis-jenis Faktur Penjualan

Dalam membuat faktur penjualan kepada pelanggan, ada 3 jenis tagihan yang bisa kamu kirimkan, meliputi :

• Faktur Biasa

Invoice ini merupakan jenis paling umum yang biasa digunakan oleh seorang pelaku usaha. Isi dari invoice ini juga standar dengan memuat jenis item atau barang yang akan dikirimkan kepada klien. Faktur ini juga dapat digunakan untuk jenis perusahaan jasa maupun dagang.

• Faktur Proforma

Berbeda dengan faktur biasa, proforma biasanya digunakan untuk mengirimkan tagihan sementara kepada pelanggan. Bersifat sementara karena faktur jenis ini ditagihkan kepada suatu barang yang dikirimnya secara bertahap hingga pada akhir periode, dijumlahkan dengan menggunakan faktur biasa. Berikut adalah contoh penggunaannya :

Toko bangunan A mendapatkan pesanan dari Bapak B yang sedang membangun rumah. Pesanan tersebut berupa pasir dan batu bata sebanyak 1 bak mobil terbuka setiap harinya selama 10 hari ke depan. Di dalam setiap pengiriman, toko bangunan bisa memberikan faktur proforma hingga hari terakhir pengambilan barang. Setelah selesai, tinggal jumlahkan dan berikan invoice biasa.

• Faktur Konsuler

Dibandingkan dengan dua faktur sebelumnya, faktur konsuler harus dibuat dengan lebih profesional, sebab faktur ini digunakan untuk perdagangan internasional sejenis eksport dan import. Di dalam tagihan ini, pemilik usaha wajib menyertakan beberapa aspek penting seperti lembar pengesahan dan persetujuan antar kedua negara, detail barang dan beberapa hal penting lainnya.

Selain itu, ada dua jenis faktur, yaitu, faktur penjualan dan faktur pembelian. Apa bedanya? Faktur penjualan diberikan dari seorang pemilik usaha kepada pelanggan. Sedangkan, faktur pembelian dibuat oleh seorang pemilik usaha kepada supplier atau pemasok bahan baku produknya sendiri.

Cara Membuat Faktur Penjualan

Misalkan kamu sudah mendapatkan orderan pertama kamu sebagai pemilik usaha. Langkah selanjutnya adalah mengirimkan produk ke tempat tujuan. Setelah itu,  buatlah faktur penjualan terlebih dahulu kepada pelanggan yang membeli produk kamu.

Membuat faktur penjualan tidaklah terlalu rumit, apalagi sekarang kamu bisa mengirimkannya secara digital. Yang terpenting, kamu mengetahui nama pelanggan, jumlah uang yang harus dibayarkan dan juga alamat mereka. Setelah itu, kirimkan faktur tersebut melalui email.

Membuat faktur bisa dilakukan dengan dua cara, yaitu cara manual dengan menggunakan perangkat lunak di komputer, seperti Microsoft Excel, Google Spreadsheet, Microsoft Word, dan Google Docs. Namun, jika dibuat secara manual, ada kemungkinan terjadi kesalahan administratif. Selain itu, cara membuat faktur secara manual akan menyulitkan kamu dalam hal melakukan pelacakan dokumen.

Pembuatan faktur bisa juga dilakukan dengan menggunakan aplikasi. Penggunaan aplikasi akan memudahkan pekerjaanmu. Jika kamu perlu membuat faktur dalam jumlah banyak, maka lebih baik gunakan aplikasi. Dengan menggunakan aplikasi maka pembuatan faktur lebih cepat, serta data akan terlacak dengan mudah.

Berikut adalah hal-hal yang perlu dicantumkan dalam faktur penjualan :

• Judul faktur

Judul faktur harus tertera dengan jelas untuk mempermudah pelanggan sebagai pihak yang membayar agar dapat membedakannya dengan faktur lainnya.

• Nama, nomor telepon, dan alamat pihak yang diharuskan membayar

Fungsi faktur adalah sebagai bagian dari tindakan menagih kepada pelanggan untuk membayar, maka nama dan alamat pihak yang ditagih tersebut harus dicantumkan dengan jelas. Jika pihak tersebut adalah suatu perusahaan, cantumkan contact person secara spesifik, supaya jelas untuk siapa faktur tersebut ditujukan.

• Nama, alamat dan nomor rekening bank penerima pembayaran

Nama dan alamat pemilik usaha yang mengirimkan faktur juga harus jelas. Pembayaran biasanya dilakukan melalui transfer ke rekening bank. Dengan demikian, perlu pula dicantumkan nomor rekening bank pihak yang akan melakukan pembayaran.

• Daftar barang atau layanan

Daftar barang atau layanan yang telah diberikan, beserta dengan harganya harus tertera dengan jelas agar pihak yang membayar mudah untuk mengetahui rincian barang atau jasa tersebut, serta jumlah uang yang harus dibayarkan.

• Tanggal dalam faktur

Tanggal yang dituliskan di faktur yaitu tanggal dikeluarkannya faktur, tanggal pembelian produk atau penggunaan jasa, serta tanggal pembayaran maksimal. Untuk tanggal pembayaran maksimal, kamu bisa mendiskusikannya dengan pelanggan sehingga mendapatkan kesepakatan yang adil untuk kedua belah pihak.

• Nomor faktur

Walaupun tidak selalu ada, namun nomor faktur lebih baik menyertakan nomor sehingga memudahkan pengarsipan faktur. Jika kamu membuat nomor faktur menjadi semacam kode khusus, beritahukan hal tersebut kepada pelanggan sehingga mereka tidak bingung.

• Ketentuan pembayaran

Bagi pihak pembayar atau penerima pembayaran, penting bahwa setiap orang mendapat kepastian waktu pembayaran akan dilakukan. Sebagian besar faktur memiliki jangka waktu 30 hari, yang artinya faktur tersebut harus dibayar dalam waktu 30 hari sejak diterima untuk menghindari biaya keterlambatan atau penalti.

Contoh Faktur Penjualan

Jika kamu ingin membuat faktur Penjualan yang berada di bidang jasa secara simple, kamu bisa melihat rinciannya seperti gambar yang tertera di atas.

Dari gambar faktur di atas, dapat terlihat jika sang pemilik usaha merupakan seorang fotografer. Sebagai pemilik usaha, dia menyisipkan seluruh paket sekaligus harganya sehingga pelanggan tidak akan kebingungan lagi ketika ingin membayarkan. Bahkan, tertera juga pajak yang harus dibayarkan, bisa inclusive ataupun exclusive.

Contoh faktur Penjualan yang tertera di atas cukup lengkap karena sang pelanggan juga mengetahui kapan jatuh tempo pembayaran sehingga ia tahu kapan harus membayarnya. Dengan begitu, tidak akan ada kekeliruan antara kedua belah pihak dalam masalah transaksi ke depannya.

Jika kamu memiliki usaha di bidang produk, kamu juga bisa menggunakan faktur digital seperti yang tertera pada gambar di atas. Namun, kamu harus mengganti rincian nama produk serta harga sesuai dengan produk yang kamu jual kepada pelanggan kamu.

Tidak perlu lagi menggunakan kertas untuk membuat faktur kepada pelanggan sebab kamu bisa mengirimkan tagihan melalui email. faktur digital merupakan hal yang lumrah dilakukan karena sudah saatnya para pelaku UMKM mempermudah pengelolaan bisnis mereka agar lebih efisien.

[appbox googleplay com.beecash.app]