Inventori: Pengertian, Manfaat, Jenis dan Cara Mudah Pengelolaannya

Buat kamu yang mengelola bisnis perdagangan barang, pengaplikasian sistem inventori akan sangat bermanfaat dalam menjaga stok barang dagangan dan mengoptimalkan kelancaran usaha dalam menghasilkan keuntungan. Sebenarnya apa yang dimaksud dengan sistem inventori dan apa saja manfaat serta jenis-jenisnya? Bagaimana tips pengelolaan stok barang agar dapat menunjang pemasukan usaha? Semua akan dijelaskan di bawah ini.

Pengertian Inventori

Inventori atau yang sering ditulis inventory dalam istilah Bahasa Indonesia berarti persediaan. Sistem inventori secara umum berarti sistem pengaturan data persediaan barang yang berkaitan dengan aktivitas logistik sebuah perusahaan. Secara lebih tepat inventori dapat didefinisikan sebagai persediaan bahan atau barang yang disimpan untuk tujuan tertentu, seperti memenuhi kebutuhan produksi perusahaan ataupun untuk langsung dijual kembali. 

Tujuan ini bergantung pada skala perusahaan dan kebijakan dari manajemen. Misalnya saja pada sebuah toko kelontong kecil, barang disimpan untuk langsung dijual kembali. Namun pada sebuah perusahaan besar, ada barang yang disimpan untuk produksi, untuk dijual kembali, atau bahkan barang suku cadang untuk mesin produksi. Tujuan tersebut nantinya akan menentukan sistem penyimpanan yang tepat untuk digunakan.

Apabila jumlah persediaan terlalu besar (overstock) mengakibatkan timbulnya dana menganggur yang besar, juga menimbulkan resiko kerusakan barang yang lebih besar dan biaya penyimpanan yang tinggi.

Ada beberapa kegiatan yang dilakukan dalam sistem pengelolaan ini, termasuk di dalamnya pengecekan dan penyediaan stok barang dan bahan baku. Di dalam perusahaan, manajemen inventori termasuk ke dalam proses yang penting dan tidak bisa dilepaskan. Bagaimana tidak, dengan adanya manajemen inventori perusahaan mampu untuk merencanakan dan mengendalikan stok barang dan bahan demi keuntungan serta kelancaran bisnis.

Manfaat Inventori

Secara umum, manfaat inventori adalah menjaga persediaan barang secara optimal dengan biaya total yang minimal. Manfaat lain adalah sebagai berikut :

• Menjaga stok barang produksi

Pada perusahaan besar, adanya keterlambatan produksi akan mengakibatkan banyak kerugian karena perusahaan tetap harus menanggung biaya operasional pabrik meskipun tidak ada proses produksi. Oleh karena itu cukup penting untuk memastikan stok barang yang akan dipakai untuk produksi mencukupi.

Manajemen inventori yang buruk bisa menyebabkan sebuah perusahaan kekurangan stok bahan baku ataupun barang yang akan dijual. Perusahaan pun akan kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan. Dengan adanya pengelolaan yang baik, perusahaan dapat mengantisipasi kekurangan maupun keterlambatan stok tersebut. Dengan begitu, kapanpun produksi akan dilakukan atau pelanggan datang untuk membeli, stok tersedia dengan baik.

• Menjaga stok barang di pasaran

Jika pemilik usaha tidak tepat dalam menghitung stok barang di pasaran, maka mereka akan kehilangan peluang keuntungan dari permintaan pasar. Jangan sampai saat ada permintaan dari konsumen tidak bisa menyediakan karena salah dalam perhitungan stok. Hal tersebut tentu juga akan berpengaruh pada tingkat kepercayaan konsumen terhadap produk tersebut di kemudian hari. Manajemen inventori juga akan membantu perusahaan untuk menyediakan stok sebagai antisipasi apabila yang dibutuhkan tidak ada di pasaran.

• Memiliki kontrol penuh atas persediaan barang

Jika memiliki sistem pencatatan persediaan barang yang baik, kamu sebagai pengambil keputusan bisa memperkirakan kebutuhan perusahaan saat itu. Banyaknya stok yang ada atau jumlah barang yang telah habis tentunya akan mempengaruhi biaya yang diperlukan untuk menjaga stok barang tetap ada. Jika terdapat kesalahan perhitungan, perusahaan bisa rugi karena harus mengeluarkan biaya lebih yang tidak diperlukan.

• Meningkatkan pemasaran dan menjaga hubungan baik dengan distributor dan konsumen

Bahan yang lengkap untuk produksi serta barang yang tersedia setiap kali pelanggan meminta tentu saja akan meningkatkan pemasaran sebuah perusahaan. Selain itu, jika perusahaan selalu mampu memenuhi keinginan pelanggan pada saat dibutuhkan, maka kepuasan pelanggan semakin baik, yang berujung pada reputasi perusahaan yang meningkat.

Dengan kata lain, saat bisa memastikan bahwa persediaan barang aman, maka distributor dan pelanggan atau konsumen akan bisa mendapatkan informasi yang terpercaya serta tidak mengecewakan. Dengan demikian mereka akan menilai bahwa bisnis dijalankan secara profesional sehingga mereka tidak akan ragu untuk terus bermitra dengan usaha kamu.

Jenis-Jenis Inventori

Beberapa jenis inventori antara lain :

• Bahan Baku (Barang Mentah)

Bahan baku merupakan jenis persediaan yang pertama. Manajemen harus mampu memastikan ketersediaan bahan baku ini karena merupakan sesuatu yang wajib ada. Tanpa ketersediaan bahan ini, maka produksi dalam sebuah perusahaan akan terhambat. Dalam hal ini, inventori harus dikelola dengan baik dan mampu  memastikan adanya stok bahan baku untuk proses produksi.

• Barang Dalam Proses (Barang Setengah Jadi)

Barang setengah jadi biasanya akan didistribusikan ke pabrik lain untuk diteruskan menjadi barang jadi. Pengelolaan inventori-lah yang digunakan untuk menentukan seberapa banyak barang yang diperlukan untuk didistribusi agar bisa memenuhi permintaan pasar dan sesuai jadwal produksi.

• Barang Jadi

Setelah proses produksi menggunakan bahan baku mentah dan setengah jadi, maka dihasilkanlah barang jadi untuk dipasarkan. Untuk mendapatkan keuntungan maksimal, manajemen  perlu mengatur jumlah yang tersedia, jalur distribusi serta jumlah yang dibutuhkan sesuai kondisi pasar.

• Barang Suplai

Barang suplai juga harus dikelola oleh manajemen inventori. Barang ini harus dikelola dengan baik dan dipilah mana yang akan digunakan untuk produksi dan mana yang tidak.

• Barang Dagangan

Dalam manajemen inventori, barang dagangan harus jelas jumlah dan kemana saja jalur distribusinya.

Cara Mengelola Inventori

Mengelola stok barang adalah salah satu hal terpenting dalam bisnis. Jika jumlah stok barang yang sedikit tentunya masih mudah untuk dikelola. Tetapi bagaimana jika usaha kamu mulai berkembang dan stok barang yang dikelola pun semakin banyak. Pastinya itu bukan lagi hal yang mudah untuk dikerjakan.

Pengelolaan stok barang yang tidak efisien akan menghasilkan keuntungan yang kurang maksimal. Jika kamu tidak mengelola stok barang dengan baik, maka ada kemungkinan hal-hal seperti kelebihan/kekurangan barang, kehilangan barang dan terganggunya jadwal pengiriman akan terjadi. Jika hal tersebut terus terjadi, kemungkinan usaha kamu akan mengalami kerugian. Menghindari akan hal itu, berikut ini 6 tips mengelola stok barang dengan efektif.

• Atur Tempat Penyimpanan agar Lebih Efisien

Tempat penyimpanan yang baik dimulai dari menata barang agar menjadi lebih rapi. Kalau kamu sudah menyusun barang-barang dengan teratur, maka pengambilan barang akan lebih mudah dan kemungkinan rusaknya barang akan berkurang. Selain itu, kamu juga tidak akan kesulitan untuk mencari barang yang dibutuhkan.

Jika di tempat penyimpanan ini kamu memiliki banyak jenis barang, maka pisahkan sesuai jenis dan kategori barang tersebut. Pisahkan barang-barang sesuai kategori masing-masing, lalu simpan dalam rak-rak dan berilah label pada tiap-tiap rak sesuai dengan kategori yang ada. Sediakan juga rak khusus untuk barang yang sering terjual dan pindahkan ke tempat yang mudah diakses agar memudahkan pengambilan barang. Pengaturan tempat penyimpanan yang rapi akan meningkatkan efisiensi pengambilan barang.

• Membuat Daftar dan Jumlah Stok Barang

Daftar dan jumlah stok barang adalah informasi penting yang harus kamu ketahui setiap saat. Karena dengan informasi tersebut, kamu dapat mengontrol aktivitas inventaris. Selain itu, kamu juga bisa menganalisis barang mana yang sering terjual dan mana yang sudah mulai menumpuk karena tidak kunjung terjual. Dengan demikian, kamu dapat melakukan tindakan tepat dan sesuai dengan keadaan stok barang yang ada.

Misalnya, ketika kamu sudah mulai kekurangan stok dan kamu segera tahu kapan barang ini harus segera ditambah. Setelah kamu memesan barang yang dibutuhkan kepada vendor, pihak vendor pun membutuhkan waktu untuk memproses pemesanan.

Untuk mendapatkan informasi tentang daftar dan jumlah stok barang dengan lebih akurat, kamu perlu mencatat setiap pergerakan keluar-masuk barang. Pencatatannya dapat kamu lakukan dengan cara tradisional dengan melalui formulir atau secara digital dengan menggunakan aplikasi. Intinya, daftar dan jumlah stok barang yang real-time adalah informasi penting yang kamu harus ketahui setiap saat.

• Memperkirakan Pergerakan Stok Barang (Forecasting)

Salah satu hal yang harus kamu lakukan adalah memperkirakan pergerakan stok barang atau membuat perkiraan atau forecast, artinya kamu harus lebih dulu mengetahui jumlah stok barang yang akan dibutuhkan pada beberapa waktu ke depan. Apalagi jika kamu menjual berbagai macam jenis barang tentunya ini akan sangat membingungkan. Akan tetapi ini adalah hal yang harus kamu lakukan agar nantinya tidak terjadi kekurangan maupun kelebihan barang. Dengan forecasting, kamu dapat menyiapkan stok yang cukup di periode berikutnya. Hal ini tentunya akan menjaga stabilitas pada usaha yang kamu jalani.

Contohnya, jika pada bulan lalu kamu berhasil menjual barang sebanyak 15 pcs maka pada bulan selanjutnya kamu membutuhkan barang mungkin setidaknya 15 – 20 pcs. Ketika barang tersebut laku hingga persediaan habis pada setengah periode yang lalu, berarti kamu akan memerlukan kira-kira 2 kali lipat dari sebelumnya. Sebaliknya pada saat penjualan sedang sepi, kamu perlu mengurangi pembelian terhadap barang tersebut.

Buatlah daftar penjualan barang per periode dan daftar perkiraan penjualan barang untuk beberapa periode ke depan, sehingga kamu memenuhi kebutuhan pelanggan. Jadi, dengan forecasting, kamu dapat menyiapkan stok yang cukup di periode berikutnya.

• Melakukan Pengecekan Barang (Stok Opname) Secara Berkala

Dalam tempat penyimpanan seringkali terjadi hal yang tidak kita inginkan seperti barang hilang, rusak, atau dipindahkan tanpa kamu tahu. Alhasil informasi tentang jumlah stok yang ada pada catatan kamu akan berbeda dengan jumlah stok fisik yang ada di gudang. Apalagi dengan jumlah barang yang sangat banyak di dalam gudang yang besar.

Lakukanlah pengecekan barang secara berkala. Lihat apakah barang yang ada di gudang masih sesuai dengan informasi dalam laporan yang kamu pegang. Ini bertujuan agar kamu mengetahui ketika ada barang yang hilang dan rusak secara periodik. Dengan sistem stok opname ini, kamu bisa mengetahui barang mana yang hilang dan rusak atau yang tidak sesuai dengan laporan inventori.

• Memberikan Kode untuk Setiap Barang

Berikanlah kode untuk setiap barang yang ada, terlebih bila kamu menjual berbagai macam jenis barang dengan banyak warna, motif atau model. Kode pada setiap barang memudahkan kamu untuk mengetahui jenis barang yang lebih spesifik pada saat penjualan. Kode yang diberikan bisa dibuat misalnya dengan menyingkat nama produk dengan huruf depannya.

Kalau kamu tidak memberikan kode terhadap barang yang begitu banyak maka kemungkinan kamu akan mengalami kesulitan dalam mencari barang tersebut. Bayangkan jika kamu cuma mengandalkan nama barang, berapa panjang nama yang akan dicantumkan atau dipakai ketika menggambarkan satu barang yang spesifik? Hal ini tentunya nanti akan merepotkan. Selain itu dengan menggunakan kode, kamu bisa menghasilkan barcode yang bisa dipindai dengan barcode scanner. Kesimpulannya, kode pada setiap barang membantu kamu untuk mengetahui jenis barang secara spesifik.

• Menggunakan Aplikasi atau Perangkat Lunak Khusus Pengelolaan Stok Barang

Mengelola stok barang dalam jumlah yang banyak tentu sangat merepotkan bila dilakukan secara manual. Lagipula, cara yang seperti itu rawan akan kesalahan, misalnya karena adanya kertas laporan yang tercecer, tercampur dengan dokumen lain, atau bahkan kamu sendiri tidak bisa melacak setiap aktivitas yang dilakukan dalam gudang atau tempat penyimpanan.

Kenali kebutuhan usaha yang kamu jalankan, jika skala usaha kamu cukup besar, kamu bisa mempertimbangkan untuk memanfaatkan perangkat lunak khusus untuk pencatatan barang. Sesuaikan pula dengan bujet yang dimiliki, memilih untuk menyerahkan pencatatan barang pada staf khusus secara manual atau memakai teknologi sama-sama harus dihitung keuntungan dan kerugiannya.

Kelebihan pencatatan dengan aplikasi ataupun perangkat lunak khusus adalah alur keluar-masuk barang, pemindahan barang dan pengecekan barang bisa dilakukan dengan mudah. Selain itu, dokumen dari setiap aktivitas dalam gudang akan tercatat dalam sistem sehingga membuat pekerjaan menjadi lebih menghemat waktu, tenaga dan biaya.

[appbox googleplay com.beecash.app]